十二条点検で竣工図が古い時に確認すべき5つの資料

目次

• 十二条点検で古い竣工図だけを使うリスク

• 資料1　確認申請図書・確認済証・検査済証

• 資料2　過去の定期調査・定期検査報告書

• 資料3　改修工事・修繕工事の設計図書と完成記録

• 資料4　建築設備・防火設備の図面と保守記録

• 資料5　現況図・施設管理台帳・建物の運用記録

• 5つの資料を現地調査に落とし込む手順

• 図面と現況に差がある場合の判断と記録

• 資料不足のまま十二条点検を進める際の注意点

• 次回の十二条点検に備えた資料更新の進め方

• まとめ

十二条点検で古い竣工図だけを使うリスク

建築基準法第12条に基づく定期報告制度では、対象となる建築物、建築設備、防火設備、昇降機等について、所有者または管理者が法令に基づく資格者に調査や検査を行わせ、その結果を特定行政庁へ報告します。実務では、これらをまとめて「十二条点検」と呼ぶことがありますが、正式な制度上は特定建築物の定期調査、建築設備の定期検査、防火設備の定期検査、昇降機等の定期検査などに分かれます。

報告対象、報告時期、調査・検査項目、提出方法は、建物の用途や規模、設備の種類、所在地を管轄する特定行政庁の指定や運用によって異なります。そのため、過去の報告書や他地域の運用をそのまま当てはめず、今回の報告先が公表する最新の案内、様式、提出要領を確認する必要があります。特に2025年7月1日以降に実施する定期調査・定期検査については、国の告示改正による項目や様式の見直しが反映されているため、古い様式だけを使って準備しないことが重要です。

十二条点検の準備では、配置図、各階平面図、立面図、断面図、設備図などが有力な手掛かりになります。図面がなければ一切調査できないという意味ではありませんが、規模が大きい建物、増築を繰り返した建物、複数棟が接続している施設、テナント区画が多い建物では、図面なしに調査範囲を整理すると確認漏れや場所の取り違えが起こりやすくなります。

一方、保管されている竣工図が現在の状態と一致するとは限りません。建築当初は一つの室だった場所が間仕切りで分割されている、廊下に扉が追加されている、屋上に機器や基礎が増設されている、外壁改修で仕上げが変わっているなど、完成後の工事が竣工図へ反映されていないことがあります。

竣工図は、建築当初の完成状態を知るための重要資料です。しかし、現在の状態や現在の法適合性を単独で保証する資料ではありません。反対に、図面と現況が異なるという理由だけで、直ちに違反と断定することも適切ではありません。後年に必要な手続きが行われている場合、別の図面に変更内容が記録されている場合、図面更新だけが行われていない場合などがあるためです。

特に慎重な確認が必要なのは、避難経路、防火区画、竪穴区画、防火設備、排煙設備、非常用の照明装置などに関係する変更です。古い図面だけで調査を進めると、現在は存在しない扉を確認対象にしたり、後から追加された区画や設備を見落としたりするおそれがあります。

十二条点検の目的は、古い図面を全面的に描き直すことだけではありません。現在の建物の状態を把握し、調査・検査対象の位置を特定し、劣化や不具合を適切に記録することが中心です。竣工図が古いときは、竣工図を捨てるのでも、竣工図だけを正しいとみなすのでもなく、複数資料を時系列で照合して現地確認につなげます。

その際に優先して確認したいのが、確認申請関係資料、過去の定期報告、改修・修繕記録、設備資料、施設管理資料の5種類です。それぞれは作成目的が異なるため、一つの資料だけで結論を出さず、相互に補完させることが安全な進め方です。

資料1　確認申請図書・確認済証・検査済証

最初に確認したいのは、建築確認に関係する資料です。代表例として、確認申請書、確認済証、完了検査申請書、検査済証、配置図、各階平面図、立面図、断面図、構造関係図、設備関係図などがあります。建物によっては、新築時だけでなく、増築、用途変更、大規模の修繕・模様替えなどに関する資料が別に保管されていることがあります。

確認申請図書からは、申請時点の用途、構造、階数、建築面積、延べ面積、高さ、敷地内の配置などを確認できます。十二条点検の報告書へ建物概要を記載するときは、過去の報告書や施設台帳の数値を機械的に転記せず、根拠資料との整合を確認します。

確認済証と検査済証は役割が異なります。確認済証は、確認申請の計画が建築基準関係規定に適合すると確認されたことを示す書類であり、検査済証は、完了検査を経た対象工事について交付される書類です。いずれも重要ですが、書類が見つかっただけで現在の建物全体の状態まで確認できるわけではありません。

増築や用途変更を繰り返した建物では、確認済証や検査済証が複数存在する場合があります。確認番号、交付年月日、工事名称、対象棟、対象階、申請者などを確認し、どの図面と対応する書類なのかを整理します。新築時の検査済証があっても、後年の増築部分まで同じ書類で確認できるとは限りません。

各階平面図では、柱、外周壁、階段、廊下、出入口、吹き抜け、竪穴部分、室用途、防火戸、防火シャッターなどの記載を確認します。新築時と後年の申請図がある場合は、間取り、用途、接続部、区画、設備位置の変化を抽出します。

図面は作成日だけで新旧を判断できません。確認申請図、見積用図、施工用図、変更図、完成図、未採用案が混在していることがあるためです。表題欄の工事名称、図面名称、作成日、改訂日、縮尺、承認欄、改訂履歴を見て、何の目的で作られた図面かを確認します。

手書きの修正がある場合も、その内容を直ちに確定情報として扱わないようにします。誰が、いつ、どの根拠で追記したかが分からないことがあるため、対応する工事記録、写真、発注書、打ち合わせ記録などを探します。

建物側に確認申請図書が残っていない場合は、特定行政庁で閲覧・取得できる建築計画概要書や台帳記載事項に関する証明等が補助資料になることがあります。ただし、保存状況、閲覧範囲、交付制度は行政庁や建築年代によって異なり、詳細な平面図や防火区画図まで得られるとは限りません。

確認申請図書と現況が異なる部分を見つけたときは、「図面と違う」とだけ記録せず、比較した図面の名称と日付、図面上の状態、現地の状態、関連資料の有無を整理します。確認申請図書は法的経緯を把握する重要資料ですが、後年の改修図、過去の定期報告、現地調査結果と組み合わせて使うことが基本です。

資料2　過去の定期調査・定期検査報告書

二つ目は、過去の定期調査・定期検査報告書です。対象に応じて、特定建築物、建築設備、防火設備、昇降機等の報告書を確認します。過去の報告書には、当時の建物概要、調査・検査結果、指摘箇所、写真、調査結果図、是正状況などが残っている場合があります。

最初に確認したいのは、報告対象の範囲です。同じ敷地内に複数棟がある場合や、建築物と設備で報告単位が異なる場合、過去の報告書が施設全体を対象としているとは限りません。棟名、所在地、用途、構造、階数、面積、設備の種類を見て、今回の対象と対応しているかを確認します。

年度によって用途や面積が異なるときは、単純な記載ミスだけでなく、増築、用途変更、棟区分の変更、報告対象範囲の変更があった可能性があります。数値の違いを見つけたら、確認申請図書、固定的な施設台帳、改修記録などと照合します。

過去の調査結果図や写真は、古い竣工図を補う有力な資料です。外壁の劣化、屋上の不具合、避難施設の障害、防火区画周辺の状況などが記録されていれば、前回からの変化を確認できます。ただし、添付図が簡略図である場合や、前回も古い竣工図を流用している場合があるため、図面自体の正確性は現地で確認します。

過去に要是正とされた箇所については、その後の是正記録を探します。工事写真、修繕報告書、作業報告書、完了確認記録などがあれば、いつ、どのような対応をしたかを確認できます。次年度の報告書から指摘が消えているだけでは、恒久的な是正が完了したと断定できません。

例えば、防火戸の閉鎖障害が指摘されていた場合、障害物を移動したのか、扉を調整したのか、部品や扉本体を交換したのかで履歴の意味が変わります。外壁のひび割れも、表面処理、注入、下地補修、仕上げ更新では確認すべき再発状況が異なります。

同じ箇所が複数年度にわたり指摘されている場合は、劣化が進行している可能性、応急処置にとどまっている可能性、原因が解消されていない可能性があります。今回の点検では、過去の表現をそのまま転記せず、現在の状態を改めて確認します。

制度や様式は改正されることがあります。過去の報告書に項目がないからといって、今回も確認不要とは限りません。2025年7月1日以降に実施する調査・検査では、見直し後の告示や様式が適用されるため、過去資料は履歴確認に使い、今回の判定は最新の基準と報告先の案内に基づいて行います。

複数年度の報告書は、年度順に並べ、指摘、是正、再発の流れを追えるようにします。古い竣工図しかない建物では、過去の報告書に添付された写真や調査結果図が、ある時点の現況を示す重要な記録になります。

資料3　改修工事・修繕工事の設計図書と完成記録

三つ目は、建物完成後に実施された改修工事や修繕工事の資料です。古い竣工図と現況が異なる理由を確認するうえで、最も直接的な手掛かりになります。

確認したい資料には、改修設計図、既存図、撤去図、改修図、施工図、変更図、完成図、工事仕様書、工事写真、施工報告書、打ち合わせ記録、引き渡し書類などがあります。すべてがそろっていなくても、工事名称、施工時期、施工範囲が分かる資料を集めます。

優先度が高いのは、間取り変更、用途変更、増築、階段や廊下の改修、防火区画に関係する工事、外壁改修、屋上防水改修、天井改修、設備更新です。テナント内装工事でも、間仕切り、扉、天井、換気、排煙、防火設備との取り合いが変わる場合があります。

改修図面は、工事前、撤去、工事後のどの状態を示すかを区別します。撤去図に描かれた壁を現存する壁と誤認したり、計画図に描かれた設備を施工済みとみなしたりすると、現地調査の対象を誤ります。

完成図が残っていれば有力な資料ですが、「完成図」という表題だけで最終状態が完全に反映されているとは限りません。施工中の変更が未反映の場合もあるため、工事写真、変更記録、検査記録、機器台帳と照合します。

間仕切り変更では、壁位置だけでなく、扉の種類と開き方向、廊下幅、室用途、防火設備の有無を確認します。天井改修では、排煙口、非常用の照明装置、点検口、設備配管の貫通部などとの関係を見ます。見た目が同じでも、天井裏や区画貫通部が変更されている可能性があります。

外壁改修では、施工範囲、補修方法、仕上げ材、下地処理、工事時期を確認します。「全面改修」という工事名でも、全面が同じ工法で施工されたとは限りません。今回の外壁調査では、改修済み範囲と未改修範囲を区別します。

屋上防水改修では、防水層の種類だけでなく、立上り、笠木、排水口、設備基礎、配管貫通部、歩行経路などの変更を確認します。後年に機器や基礎が追加されている場合は、古い屋上図だけでは安全な調査順路や確認箇所を整理できないことがあります。

小規模修繕では図面が作成されず、作業報告書や写真だけが残ることもあります。雨漏り補修、防火戸調整、手すり補修、外壁の部分補修などが同じ場所で繰り返されている場合は、補修済みという記録だけでなく、現在の再発状況を確認します。

資料が見つからない場合は、発注部署、過去の管理会社、設計者、施工者、保守会社などが保管していないかを確認します。ただし、改修資料が存在しても、その後に追加工事や運用変更が行われている可能性があるため、最終判断は現地確認と組み合わせます。

資料4　建築設備・防火設備の図面と保守記録

四つ目は、建築設備と防火設備の図面、台帳、検査記録、修理記録です。建築の平面図が古くても、設備更新時の図面や保守記録から、現在の配置や系統を確認できる場合があります。

建築設備に関する資料には、換気設備、排煙設備、非常用の照明装置、給水設備、排水設備などの配置図、系統図、機器表、制御図、試運転記録、定期検査記録があります。ただし、どの設備が定期報告の対象になるかは、国の指定だけでなく特定行政庁の指定も関係するため、今回の報告対象を先に確認します。

防火設備に関する資料には、防火扉、防火シャッター、耐火クロススクリーン、ドレンチャーその他の水幕を形成する防火設備などの配置図、機器台帳、作動検査記録、修理記録、交換記録があります。建物に設置されている設備と報告対象が一致するかは、最新の案内で確認します。

設備図面では、図面上の機器番号と現地表示、機器台帳、過去の検査記録が対応しているかを確認します。設備更新後も旧番号が残っていると、不具合履歴や修理履歴を別の設備へ結び付けるおそれがあります。必要に応じて、旧番号と現番号の対応を整理します。

排煙設備では、排煙口、排煙窓、手動開放装置、排煙機、制御盤などの位置と系統を確認します。間仕切り変更によって一つの室が複数に分かれ、排煙口が別区画へ取り込まれている場合は、機器の作動だけでなく、現在の室構成との関係を確認する必要があります。

非常用の照明装置では、器具位置、電源方式、回路、更新履歴を確認します。器具が交換されていても配置図が古いままの場合があるため、図面上の記号だけでなく、現地の位置と作動状況を確認します。間仕切り変更で通路形状が変わっている場合は、現在の避難経路との関係も整理します。

防火扉や防火シャッターでは、設備位置、区画との関係、作動記録、修理履歴、閉鎖障害の再発状況を確認します。「部品交換」とだけ記録されている場合は、どの部品を交換したのか、調整だけなのか、設備全体を更新したのかを可能な範囲で確認します。

消防用設備等の点検記録は、火災報知設備等との連動や工事履歴を確認する参考資料になる場合があります。ただし、消防法に基づく消防用設備等の点検と、建築基準法第12条に基づく建築設備・防火設備の定期検査は、根拠法令や対象が同一ではありません。一方の点検を実施していることだけで、他方の確認が不要になるわけではありません。

設備図がない場合は、現地表示、銘板、保守記録、修理記録、交換記録から情報を集めます。その際、資料に記載された内容、現地で確認した内容、推定した内容、確認できなかった内容を分けて記録します。

資料5　現況図・施設管理台帳・建物の運用記録

五つ目は、施設管理のために作成された現況図、管理台帳、室用途一覧、テナント記録、修繕履歴、日常点検記録などです。行政手続き用の正式図面ではなくても、現在の建物を把握するための有用な情報が含まれることがあります。

現況図は、実測や現地確認に基づき、現在の間取りや設備位置を整理した図面です。竣工図へ後年の変更を書き込んだ管理図や、施設管理用の簡略平面図も参考になります。ただし、「現況図」という名称だけで現在との一致を保証できないため、作成日、更新日、作成目的を確認します。

施設管理台帳では、建物名称、所在地、用途、構造、階数、面積、設備一覧、工事履歴、修繕履歴などを確認します。確認申請図書と数値が異なる場合は、どちらかを直ちに正しいと決めず、更新経緯と根拠資料を調べます。

修繕履歴には、場所、不具合の内容、対応内容、施工時期、施工者、完了確認の有無が記録されていると有用です。防火戸の調整、外壁の部分補修、屋上防水の応急補修など、図面が作られない作業の履歴を把握できます。

室用途一覧や日常の運用記録も重要です。竣工図では事務室だった場所が倉庫として使われている、会議室が物品保管場所になっているなど、実際の利用が図面と異なることがあります。ただし、室名表示が変わっただけで建築基準法上の用途変更に当たると即断はできません。

実際の利用人数、利用頻度、収納物、固定間仕切りの有無などを管理者へ確認し、避難、排煙、防火区画等への影響を整理します。一時的な仮置きと恒常的な用途変更は区別して記録します。

テナントが入居する建物では、賃貸区画図、入退去記録、内装工事申請書、工事承認書、原状回復記録を確認します。テナント区画内の工事でも、共用廊下、避難口、防火戸、排煙設備などとの取り合いが変わる可能性があります。

建物内に掲示された避難経路図や防災関係図面も参考になります。現在の間取りと一致していない場合は、十二条点検の資料としてだけでなく、日常の施設管理上も更新を検討すべき課題になります。

管理者への聞き取りは、書類に残っていない工事や設備更新を把握する手掛かりになります。ただし、聞き取りだけで事実を確定せず、工事写真、発注書、作業報告書、日付の分かる記録などで可能な範囲の裏付けを行います。

現況図や施設管理資料は、現在の形状や運用を把握する資料として有用ですが、その状態が必要な行政手続きを経ていることや法令へ適合していることを単独で証明するものではありません。確認申請関係資料、改修記録、現地調査と組み合わせて使います。

5つの資料を現地調査に落とし込む手順

資料を集めた後は、保管順ではなく、時系列と場所の二つの軸で整理します。新築時の確認申請図書や竣工図を起点にし、その後の増築、用途変更、改修、設備更新、修繕、過去の定期報告を年月順に並べます。

時期が不明な資料は、図面の作成日、工事写真の日付、機器の製造・設置記録、議事録などから順序を推定できます。ただし、推定年月は確定情報と区別して記録します。

次に、敷地、外壁、屋上、各階、階段、共用廊下、機械室、テナント区画など、現地調査の順路に沿って資料を整理します。調査場所ごとに必要図面、過去写真、指摘履歴をまとめると、現場での見落としを減らしやすくなります。

図面比較では、柱、通り芯、階段、外周壁など、変更されにくい要素を基準にします。縮尺や用紙サイズが異なる図面を単純に重ねると位置がずれるため、寸法、柱位置、開口部の位置を確認しながら相違箇所を抽出します。

現地調査用図面には、竣工図にない壁、位置が異なる扉、用途が変わった室、追加された設備、確認できない部分などを記入します。現地では、単に図面と違うかではなく、形状、使用状況、設備番号、周囲との関係を記録します。

写真は、相違箇所の近景だけでなく、場所が分かる全景も残します。柱番号、室名、扉番号、機器番号などが分かるように撮影し、図面上の位置と写真番号を対応させます。

図面上の室名と利用状況が異なる場合は、管理者へ確認します。現地で物品が置かれていても、一時的な仮置きか恒常的な保管かで評価の前提が変わるためです。

調査後は、確認した変更箇所を現況確認図や調査結果図へ反映します。正式な設計図と同じ精度が必要とは限りませんが、調査箇所、写真位置、設備位置、指摘位置を第三者が追える程度に整理します。

作成日、現地調査日、基にした資料名を明記し、竣工図、確認申請図、改修図、現況確認図、調査結果図を混同しないようにします。現況確認図は調査記録として有用ですが、それだけで適法性や工事手続きの有無を証明するものではありません。

図面と現況に差がある場合の判断と記録

図面と現況の相違を見つけたときは、相違だけを理由に法令違反と断定しないことが重要です。別の申請図がある、確認申請を要しない範囲の工事だった、完成後の図面更新が漏れているなど、複数の可能性があります。

一方、長期間使われていることや、過去に指摘されなかったことだけで問題なしと判断することもできません。過去の調査範囲外だった可能性、資料不足で確認できなかった可能性、制度改正で今回の確認項目が変わった可能性があるためです。

記録は、確認できた事実、資料に記載された内容、推定、未確認事項に分けます。例えば、ある図面では廊下とされていること、現地では固定間仕切りで収納空間になっていること、工事時期と手続き資料が確認できないことを別々に書きます。

「図面と異なる」だけでは内容が伝わりません。比較した図面名、図面の日付、該当位置、現況、調査対象への影響、関連資料の有無を具体的に記録します。

防火戸の位置が異なる場合は、移設されたのか、図面表記が誤っているのか、別の扉を確認しているのかを整理します。排煙口が別の室へ取り込まれている場合は、作動状況だけでなく、現在の間仕切りとの関係を確認します。

図面上の避難経路へ物品が置かれている場合は、図面相違ではなく運用上の閉塞や障害である可能性があります。設計・工事上の変更と日常管理上の問題を混同せず、それぞれ記録します。

天井裏、壁内部、床下など、目視できない部分は推測で補完しません。点検口から確認できる範囲を調べる、工事写真を探す、追加調査を検討するなど、確認可能な方法を整理します。

用途変更、増築、防火区画の変更など、定期報告の範囲を超える法的判断が必要になる可能性がある場合は、建築士等へ相談します。必要に応じて特定行政庁へ相談するときも、確認申請図、現況図、写真、工事履歴、相違箇所を整理してから説明します。

資料不足のまま十二条点検を進める際の注意点

古い建物では、竣工図の一部がない、確認済証や検査済証が見つからない、改修記録が残っていないなど、資料がそろわないことがあります。資料不足だけで直ちに調査不能と決める必要はありませんが、資料がそろった建物と同じ前提で進めるのは危険です。

まず、所有者、管理会社、設計者、施工者、設備保守会社、過去の担当部署など、資料を保管している可能性がある関係者を確認します。建物名称や所有者名が変わっている場合は、旧名称、旧所有者名、工事名称、所在地、確認番号などでも探します。

行政庁で閲覧・取得できる資料があるかも確認します。ただし、保存年代や取得可能な情報は地域で異なり、行政資料だけで詳細な現況を復元できるとは限りません。

資料が見つからない場合は、各階の概略図を作成する、主要寸法を実測する、設備位置を記録する、室用途を聞き取るなど、現地確認を厚くします。ただし、実測や目視で確認できる範囲には限界があります。

壁内部の構造、防火区画の隠蔽部、天井裏の納まり、床下設備などは、外観だけで確定できません。確認できない事項を推測で埋めず、未確認として記録し、必要な追加調査を整理します。

資料不足で調査を進める場合は、調査者、所有者、管理者の間で、ない資料、現地で補う範囲、確認できない事項を共有します。過去の報告書がない年度について、指摘がなかったと推定してはいけません。記録がないことと、不具合がなかったことは別です。

一方、現地で明らかな劣化、閉鎖障害、避難経路上の障害などを確認した場合は、資料不足を理由に記録を保留せず、現在確認できた事実として扱います。図面がないため判断できない事項は、無理に問題なしとせず、追加確認が必要な内容として整理します。

次回の十二条点検に備えた資料更新の進め方

今回の調査で竣工図と現況の差を確認したら、点検終了後に資料を更新します。現場で使った仮図面を廃棄すると、次回も同じ照合作業を繰り返すことになります。

まず、新築時竣工図、確認申請図、改修完成図、施設管理用現況図、十二条点検用調査結果図の名称と役割を分けます。古い竣工図は当初状態の記録として保存し、現在の状態は別の現況図として管理します。

現況図には作成日、更新日、確認範囲を記載します。改修工事があった場合は、工事名称、施工時期、関連資料の保管場所を記録します。図面へ情報を詰め込みすぎる場合は、工事番号や資料番号を付け、別の工事台帳と対応させます。

修繕履歴には、場所、症状、施工内容、施工日、確認日を記録します。同じ場所で雨漏りやひび割れが再発している場合、過去の処置内容が原因検討の材料になります。

十二条点検の資料は、報告書、調査結果図、写真、是正記録を年度ごとに一組で保存します。要是正箇所を修繕した場合は、修繕日、工事内容、完了確認の記録を追加します。

写真は、階、室名、部位、撮影日が分かる名称で保存します。写真番号だけでは、数年後に場所を特定できないことがあります。図面上の写真位置と番号を対応させると、次回の比較が容易になります。

電子データは、建物名、棟名、工事年月、資料種別、改訂番号などの命名規則を統一します。同じファイルを上書きし続けず、必要な履歴を残します。紙図面を電子化するときは、表題欄、改訂欄、図面端部、寸法が欠けていないかを確認します。

今後の改修工事では、完成図、施工写真、設計変更記録、機器一覧、試運転記録など、完了時に受け取る資料を発注条件で明確にします。設計変更があった場合は、当初計画図だけでなく、最終状態を反映した完成記録を受け取ります。

施設管理者が交代しても引き継げるよう、保管場所と管理方法を共通化します。個人端末や担当者だけが知る場所へ保存せず、建物ごとの資料一覧を作り、確認申請図書、竣工図、改修図、定期報告、設備台帳、修繕履歴の所在を記録します。

まとめ

十二条点検で竣工図が古い場合は、その図面だけを現在の建物の状態として扱わないことが重要です。竣工図は建築当初の状態を知る重要資料ですが、その後の増築、改修、設備更新、用途や運用の変化が反映されていない可能性があります。

確認すべき一つ目は、確認申請図書、確認済証、検査済証です。申請時点の建物概要や計画、増築や用途変更等の経緯を確認する基礎になります。

二つ目は、過去の定期調査・定期検査報告書です。当時の建物概要、指摘、写真、調査結果図、是正履歴から、建物の変化を追うことができます。

三つ目は、改修工事・修繕工事の設計図書と完成記録です。間仕切り、用途、防火区画、外壁、屋上、設備などが、いつ、どの範囲で変更されたかを確認する手掛かりになります。

四つ目は、建築設備・防火設備の図面と保守記録です。現在の機器位置、系統、番号、不具合履歴、修理内容を把握し、古い建築図では不足する情報を補います。

五つ目は、現況図、施設管理台帳、運用記録です。現在の室用途、テナント工事、修繕履歴、日常管理の状況を確認できます。

これらの資料は、どれか一つだけを正解とせず、作成時期、作成目的、対象範囲を確認して現地と照合します。新しい図面でも未施工の計画図である可能性があり、古い図面でも建築当初の経緯を把握する重要資料になります。

図面と現況の相違を見つけた場合は、直ちに違反または問題なしと断定しません。確認できた事実、資料の記載、推定、未確認事項を分けて記録します。用途変更、増築、防火区画の変更など、法的判断が必要となる可能性がある場合は、建築士等へ相談し、必要に応じて特定行政庁への確認を検討します。

また、所有者または管理者が報告義務を負い、法令に基づく資格者が調査・検査を行うという役割分担を正しく理解することも大切です。過去資料を使う場合でも、今回の報告先が定める最新の対象、様式、判定基準を確認します。

十二条点検で作成した現況確認図、調査結果図、写真、是正記録は、次回の点検や修繕計画に活用できます。現地で写真、位置、メモ、調査箇所をスマートフォン等にまとめて記録し、図面と現況の照合結果を引き継げる形で保存することが、効率的で確実な定期報告につながります。